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Folder 如何添加 "新员工"？

本指南将教您如何在 UrbanSoft 中添加与注册 New Staff（新员工）。您将了解员工账号配额如何与您的订阅配套（Membership Package）及用户 Add-on 挂钩，如何在系统中录入员工资料，以及如何管理员工权限与展示设置。

 

 

什么时候使用这个功能？

当您的公司入职新员工、添加业务操作人员、团控调度员或销售代表，并需要为其在 UrbanSoft 主账号下开通子账号与团队名片时，可以使用此功能。

 

 

开始前需要准备什么？

  • 您需要：

    • 拥有 UrbanSoft 后台管理员访问权限。

    • 准备好新员工的个人姓名、联系电话、电子邮箱、职位名称及员工头像/名片图片文件。

  • 注意事项：

    • 请务必填妥所有带有星号（*）的必填字段，以免保存时报错。

    • 统允许添加的员工账号数量，直接受限于您当前的 Membership Package（会员配套） 额度或已购买的 User Add-on。

    • 如果已达到当前配套的员工数量上限，您须先前往 Report & History > Transaction / Order History > + Top Up Credit / Upgrade, 进行配套升级或购买扩展用户数，然后再添加新员工。

 

 

操作步骤

 

 

 

  1. 使用管理员账号登录 UrbanSoft 后台系统。

  2. 从左侧主导航栏前往 Admin > Profile > Staff Index Table， 点击 + Add Staff（添加员工）。

  3. 填写员工详细资料基本信息：

    • (分享此员工信息)勾选此项，即可让该团队成员在您公司或分公司的公开主页上显示；所有已连接的合作伙伴均可查看此员工信息。

    • Branch (所属分行): 选择该员工附属于哪个分行，可选择 “全部 (All Branches)”（适合总公司管理人员）或指定特定的具体分行（如：“槟城总行” 或 “吉隆坡分行”）。

    • Local Name (本地姓名): 输入员工的本地语言姓名（例如：“张小明”）。

    • English Name* (英文姓名): 输入员工护照或身份证上的官方英文姓名（例如：“John Tan”）。

    • Position (职位/头衔): 填写员工在旅行社内部的职务头衔（例如：“高级旅游顾问”、“计调 OP 专员” 或 “财务经理”）。

    • Department (所属部门): 填写或选择员工所在的部门（例如：“入境/销售部”、“计调部”、“票务部” 或 “财务部”）。

  4. 设置联系信息：

    • Contact* (联系电话): 输入包含国家区号的员工主要手机号码（例如：“+60123456789”）。

    • Email* (工作邮箱): 输入员工的官方工作邮箱，该邮箱将作为其登录系统的唯一账号，以及接收通知的电子邮箱（例如：“john@company.com”）。

  5. 配置社交与消息渠道：

    • 输入 WhatsApp、WeChat（微信）、Line、Messenger、Telegram、及 Kakao 的联系账号或链接。

  6. 设置密码：

    • Password* (设置密码): 为员工设置初始登录密码，请确保符合系统安全强度要求。

    • Confirm Password* (确认密码): 再次输入相同的密码，以确保无输入错误。

  7. 上传图片与名片：

    • Staff Photo (员工照片): 上传员工的清晰专业正装头像（500 x 500 px，支持 PNG、JPG 或 JPEG 格式，建议尺寸小于 2MB），用于系统个人资料及打印文档展示。

    • Name Card (员工名片上传): 上传员工官方名片的正面与背面清晰图片（支持 PNG、JPG 或 JPEG 格式，小于 2MB），用于官方资质核验及完善员工档案。

  8. 设置权限与展示状态：

    • 勾选并分配对应的系统功能角色，或模块访问权限的操作授权层级。

    • Read (仅读取权限): 员工仅可查看行程、报价单与报表，无权进行新增、修改或删除操作。

    • Write (读写/编辑权限): 授权员工创建、修改、更新、删除与管理行程包、报价单及日常接单业务。

    • Master (主管理员权限): 授予最高级别管理员权限，可全面管理系统设置、公司资料、财务报表及员工账号。

  9. 点击页面底部的 Update（更新）以完成新员工添加。

 

 

预期结果

新员工信息将成功注册至您的公司 Profile 中。员工将收到系统登录邀请/凭证，其名片与资料将同步反映在团队管理列表，及对外 Profile 展示界面中。

 

 

重要说明

  • 可添加的员工（Staff）数量是由您的 UrbanSoft 会员配套（Membership Package）额度决定的。

  • 若员工配额已满，请通过 Report & History > Transaction / Order History > +Top Up Credit / Upgrade 路径进行升级或充值购买 User Add-on。

  • 上传员工照片及名片时，请确保文件格式符合要求（PNG/JPG/JPEG，2MB 以内）。

  • 填写完员工资料后，务必点击 Update 保存。

 

 

常见错误

  • 在当前会员配套的员工额度已用尽的情况下，未先办理配套升级就直接尝试添加新员工。

  • 希望在公司或分行主页展示员工，却忘记勾选 开关。

  • 未填写必填的员工联系电话或邮箱，导致提交时系统报错。

  • 遗漏必填字段（带有 *），导致公司资料无法正常提交保存。

 

 

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