全部收藏  >  户口 & 会员  >  “管理 > 设置 > 发票与收据” 标签页应包含哪些信息？

“管理 > 设置 > 发票与收据” 标签页应包含哪些信息？

UrbanSoft 系统中的 Admin > Setting > Invoice & Receipt（管理 > 设置 > 发票与收据设置） 页签，是用于集中管理所有财务账单与收款文档的核心控制模块。它用于管理发票、收据及报价单（Quotation PDF、Invoice PDF、Receipt PDF）的页眉 Banner 图、PDF 显示规则、自定义编号格式、税率设置、支付二维码上传、自动到期提醒、电子签名/盖章（eSigning）以及 B2B/B2C 法律条款。

我可以做什么？

您可以利用以下核心功能，格式化并管理财务账单文件：

• 上传高清晰度财务页眉：分别上传税务发票、收款收据与财务报价单的专属页眉 Banner 图（2,250 x 500 px）。

• 自定义编号规则与格式：结合年份、月份、前缀与连续流水号，灵活构建符合财务审计要求的单据编号结构。

• 配置支付网关与税率：上传支付二维码（如 DuitNow、Touch 'n Go 或 PayNow），设置默认税率（如 6% SST），并录入银行汇款说明。

• 设置自动付款到期提醒：配置付款到期前后的自动化催款邮件提醒节点与发送次数上限。

• 启用电子签名与盖章：在报价单与税务发票上开启并应用电子签名与公司印章功能。

各字段定义与操作指南

1. PDF 视觉排版与 Banner（PDF Layout）

• Invoice Header Banner（发票页眉 Banner）：上传高清晰度的发票专属 Banner 图（建议尺寸 2,250 x 500 px，支持 PNG/JPG/JPEG 格式，2MB 以内），包含公司 Logo 及官方发票页眉设计。

• Receipt Header Banner（收据页眉 Banner）：上传用于官方付款收据的专属页眉 Banner 图（建议尺寸 2,250 x 500 px，2MB 以内）。

• Quotation Header Banner（报价单页眉 Banner）：上传用于财务报价单的官方页眉 Banner 图（建议尺寸 2,250 x 500 px，2MB 以内）。

• Table Theme（报价单、发票与收据主题）：

  • Select Table Theme（选择表格主题色）：选择符合企业 VI 的表格表头主配色。

  • Quotation & Invoice Template & Detail（报价单/发票模板与明细）：选择用于列明旅游费用、成本拆分、小计、税费明细及电子签名的表格布局模板。

  • Receipt Template & Detail（收据模板与明细）：选择收据排版模板，清晰展示收款记录、支付方式（银行转账/刷卡）及未结余款。

2. PDF 文件显示规则（PDF Document，分别应用于 Invoice PDF、Receipt PDF 及 Quotation PDF）

• Select PDF Header（选择页眉样式）：选择 Uploaded Header Banner（使用已上传的 Banner） 以展示企业图文 Banner，或选择 Default Header（默认页眉） 展示纯文本。

• Company Name & Address（公司名称与地址）：选择 Showing Both（双语显示），或根据财务记账需求选择单语言显示模式。

• Company Information（公司资讯显示）：勾选需要在页眉/页脚打印的企业资质与联系渠道（公司注册号、旅游牌照号、负责人电话 1、公司电话、负责人邮箱 1、公司邮箱、WhatsApp、WeChat、Line、Messenger、Telegram、Kakao、官网网址等）。

• Buyer Name, Company Name & Address（买家/客户信息显示）：选择是以英文、本地语言、双语还是不显示客户/买家的详细资讯。

• Buyer Contact & Email（买家联系方式与邮箱）：选择 Show（显示） 以展示买家直接联系方式，或选择 Hide（隐藏） 以保持纯 B2B 同行单据模式。

3. 编号格式、税率与支付控制（PDF Format & Numbering）

• Numbering Format（编号格式构造）：使用参数（如 YEAR/MONTH/(INV/ORC/QUO)/NUMBER）自定义单据前缀结构（例如：发票格式 "2026/10/INV-00001"、收据格式 "2026/10/ORC-00001"、报价单格式 "2026/10/QUO-00001"）。

• Number Width（编号位数）：选择连续流水号的数字位数填充（例如：选择 "5 Digits" 将生成 00001）。

• Current Number Used Until（当前编号计数器）：系统自动计数器，显示当前已生成的最新单据编号。

• Notes / Payment Instructions（付款说明/备注）：录入默认的银行账号信息、SWIFT 代码及汇款须知（例如："Bank: Maybank | Acc: 512345678901。汇款后请将凭证发送至 finance@company.com"）。

• QR Code Image（支付二维码图片）：上传 DuitNow/Touch 'n Go/PayNow 二维码或银行收款二维码（建议尺寸 500 x 750 px，支持 PNG/JPG 格式，2MB 以内）以供客户扫码支付。

• Tax Rate %（默认税率 %）：输入适用于旅游服务的默认政府税率百分比（例如："6%" 或 "0%"）。

• E-Confirmation Text（电子确认文案）：输入打印在发票和报价单底部的自动化确认或电子签名确认文案。

• Showing Term & Condition for（条款与细则应用）：勾选 Invoice、Receipt 及/或 Quotation，并选择 Client（B2B 同行）或 Buyer（B2C 直客）以应用对应的法律条款。

• Payment Due Date Alert（付款到期提醒设置）：

  • First Reminder & Second Reminder（第一与第二提醒节点）：输入在付款到期前或到期后的天数，以触发自动化催款邮件（例如："到期前 7 天" 与 "到期后 1 天"）。

  • Email for send alert & Send to Buyer（提醒邮箱与发送至买家）：录入内部通知邮箱，并开启自动发送给买家/客户的开关。

  • Send Mail Limit（邮件发送上限）：设置单张发票触发自动化邮件发送的最大次数，防止被系统误判为垃圾邮件。

4. 完整度核查与保存（Complete All Field & Update）

• Complete All Field（完成所有字段核对）：显示状态核查摘要，确认 Invoice & Receipt 模块中的全套设置（包括 PDF Layout、Document、Format、Numbering 及 eSigning）已全部填写完毕。

• Update（更新保存）：点击此操作按钮，保存 Invoice & Receipt 模块中的所有进度、字段与配置。

示例

在配置旅行社的财务自动化账单时：

1. 进入 Admin > Setting > Invoice & Receipt，将发票的 Numbering Format 设为 "2026/10/INV-00001"，Number Width 设为 "5 Digits"。

2. 在 QR Code Image 处上传 500 x 750 px 的 DuitNow 电子支付二维码，并将 Tax Rate % 设为 "6%"。

3. 在 Payment Due Date Alert 中将 First Reminder 设为 "到期前 7 天"，并打勾 Send to Buyer。

4. 确认 Complete All Field 核查无误后，点击 Update 保存全局财务设置。

重要说明

• 在发票与报价单上上传清晰的支付二维码（500 x 750 px），能极大简化 B2C 直客的移动银行扫码支付流程，加速资金回笼。

• 动态编号参数（YEAR/MONTH/PREFIX/NUMBER）有助于保持清晰规范、符合税务审计要求的财务记账档案。

不同视角：相同的故事与内容，全新的观察角度

• 在 UrbanSoft 的 Admin > Setting > Invoice & Receipt（管理 > 设置 > 发票与收据设置）页签中，包含哪些页眉 Banner、编号格式、税率设置、支付二维码上传、到期催款提醒以及电子签名配置字段？