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Folder 如何更新我的 "资料库"？

本指南将教您如何在 UrbanSoft 的 My Library（资源库） 模块中管理与更新公司复用资源。您将学习如何配置 Preset Costing（预设成本）规则、查看 File Manager（文件管理器）的云存储容量、设置 Transaction Tagging（交易标签）、Invoice Item（发票常用项目）、Strike Deal Notification（成交到期通知）、Highlight Icon（特色图标）以及 D.M.C（地接中心）资源库。

 

 

什么时候使用这个功能？

当您需要集中管理公司资源与自动化规则时，例如设定淡旺季与周末成本规则、查看全平台上传的媒体文件、创建自定义交易分类标签、预设发票明细项目、配置订单到期提醒邮件，或维护可复用的 DMC 行程与图文素材时，可以使用此功能。

 

 

开始前需要准备什么？

  • 您需要：

    • 具有管理资料库或主数据权限的 UrbanSoft 账号。

    • 准备好需要更新到对应资料库项目中的最新文字、或附加费等等。

    • 准备好需要上传的图标、DMC 宣传图片（规格：900 x 900 px，PNG/JPG/JPEG，2MB 以下）及淡旺季成本价格规则。

  • 注意事项：

    • 存储空间限制： 文件管理器中的Total Cloud Storage（云端总存储空间）取决于您当前的会员配套等级，可以增加存储空间。

    • 图片与图标规格： 自定义特色图标与 DMC 图片必须满足 900 x 900 px，PNG/JPG/JPEG 格式且在 2MB 以下。

    • 在 “资料库” 中所做的更新将适用于，后续新建或调用该资料库项目的行程配套与报价单，不会自动覆盖以往已保存或已发送的历史配套。

 

 

操作步骤

  1. 使用管理员账号登录 UrbanSoft 后台系统。

  2. 从左侧主导航栏前往 Admin > Library。

     

     

  3. 配置 Library > Preset Costing（预设成本）：

    • Preset Costing（预设成本） 索引表。

    • 通过 Search 或 Reverse Order / Sort by Type（Single Day / Date Range / Weekend）查找记录。

    • Add Single Day（添加单日成本）： 点击 Add New Row (Single Day)，类型选 Single，输入 Season Name（季节名称）、Date（日期）及 Amount（金额）。

    • Add Date Range（添加日期范围成本）： 点击 Add New Row (Date Range)，类型选 Range，输入 Season Name（季节名称）、选择 Date Range（日期范围）及 Amount（金额）。

    • Add Weekend（添加周末成本）： 点击 Add New Row (Weekend)，类型选 Weekend，输入 Season Name（季节名称）、选择 Weekend Days（周末天数）选项 及 Amount（金额）。

    • 可使用 Delete Row（删除行）按钮，在系统弹出的二次确认提示框中确认删除，删除无需保留的成本规则。

    • Complete All Field（完成所有字段核对）：快速核对并确认整个类型选项、输入 Season Name、相关日期和星期几、价格及默认值已全部填写完毕。

    • Update（更新保存）：点击此操作按钮，保存当前预设成本模块中的所有输入内容与配置进度。

     

     

  4. 管理 Library > File Manager（文件管理器）：

    • 查看 Total File Size（文件总占已用大小）、Available Cloud Storage（剩余可用空间）、及 Total Cloud Storage（总空间）依会员配套决定，云端空间不够可以添加。

    • 查阅系统自动归类汇总的全平台上传文件（含 Profile Logo/证明文件、Staff 照片/名片、旅游配套及 B2B/B2C 文件、供应商原始报价单、行程/餐食图片、DMC 宣传图、Strike Deal 及 Setting 文件等）。

    • 使用 Toggle All（全选）及 Download Selected（下载选中）实现文件批量下载。

     

     

  5. 管理 Library > Transaction Tagging（交易标签）：

    • Tag Groups（标签组）索引表。

      • 点击 + Add Tag（添加标签） >  选择 + Add New Tag Group（添加新标签组）。

      • 输入 Tag Group Name（标签组名称）并点击 Save（保存）。

      • 可通过 Edit（编辑）、Cancel（取消）或 Delete（删除）操作来管理标签组条目。

      • 点击 Edit（编辑）以修改 Tag Group Name（标签组名称），然后点击 Save（保存）。

    • Tag Names（标签名称） 索引表。

      • 点击 + Add Tag（添加标签） >  选择专属 Tag Group（标签组）。

      • 输入 Tag Name（标签名称）并点击 Save（保存）。

      • 可通过 Edit（编辑）、Cancel（取消）或 Delete（删除）操作来管理标签名称条目。

      • 点击 Edit（编辑）以修改 Tag Name（标签名称）及所属 Tag Group（标签组），然后点击 Save（保存）。

     

     

  6. 管理 Library > Invoice Item（发票常用项目）：

    • Invoice Item（发票常用项目） 索引表。

    • 点击 + Add Item（添加项目）。

    • 输入 Item Name（项目名称）、Item Content（项目内容）并点击 Save（保存）。

    • 可通过 Edit（编辑）、Cancel（取消）或 Delete（删除）操作来管理发票常用项目条目。

    • 点击 Edit（编辑）以修改 Item Name（项目名称）及 Item Content （项目内容），然后点击 Save（保存）。

     

     

  7. 配置 Library > Notification (Strike Deal)（成交到期通知)：

    • 配置 Strike Deal Due Date Notification，设置最多 4 个到期提醒节点（如：到期前 30 天、20 天、10 天及 5 天）。

    • 填写 Email for Send Notification（接收通知邮箱）：请输入您希望用于接收通知邮件的电子邮箱地址。

    • 设置 Send Mail Frequency（发送频率）：

    • Update（更新保存）：点击此操作按钮，保存当前成交到期通知模块中的所有输入内容与配置进度。

     

     

  8. 管理 Library > Highlight Icon（特色图标）：

    • Highlight Icon（特色图标） 索引表。

    • 可拖拽调整图标显示顺序（arrange icon sequence）

    • 点击 Add New Highlight Icon，上传图标图片（900 x 900 px，PNG/JPG/JPEG 格式，2MB 以下），点击 Update（更新）以上载图片。

    • 勾选 Delete 复选框并点击 Update（更新），即可移除图标。

     

     

  9. 管理 Library > D.M.C（地接中心资源库）：

    • Destination Management Center (D.M.C) （地接中心资源库） 索引表。

      • 点击 + Add New Destination（添加新目的地）.

      • Basic Info（基本信息）: 

        • Local Name (本土/中文名称): 输入简短且官方的本土或中文景点/活动名称（例如：“升旗山缆车” 或 “九寨沟国家公园”）。

        • English Name (英文名称): 输入简短且标准的官方英文名称（例如：“Penang Hill Funicular Railway” 或 “Jiuzhaigou National Park”）。

      • Description（描述）:

        • Local Itinerary (当地/中文行程描述): 使用简短的要点（Bullet points）形式输入中文行程流程，说明具体的游览顺序与包含的服务/门票项目（例如：• 游览升旗山（包含全程来回缆车票）• 游览升旗山生态公园（含入门票））。

        • English Itinerary (英文行程描述): 使用简短要点形式输入英文活动步骤与服务明细（例如：• Visit Penang Hill (includes round-trip funicular ticket) • Explore the Habitat Penang Hill (include entrance ticket) ）。

        • Local Highlight (当地/中文亮点): 输入 2 到 3 条精炼且极具吸引力的中文亮点卖点，用于在提案中吸引客户（例如：• 亚洲最古老缆车系统 • 833米高空俯瞰乔治市全景）。

        • English Highlight (英文亮点): 输入 2 到 3 条精炼精彩的英文亮点，强调景点的核心优势（例如：• Asia's oldest funicular railway system • Panoramic 360-degree views of Georgetown at 833m above sea level）。

        • Local Story (当地/中文故事背景): 输入丰富的中文历史人文、文化背景或故事性文字，用于增加行程提案的深度与吸引力（例如："升旗山建于1923年，在英殖民时期曾是著名的避暑胜地，拥有丰富的热带雨林生态与百年历史建筑..."）。

        • English Story (英文故事背景): 输入生动的英文历史与文化背景故事，为客户的行程提案增添人文价值（例如："Built in 1923 during the British colonial era, Penang Hill served as a cool hill station retreat. Today, it stands as a UNESCO Biosphere Reserve rich in biodiversity..."）。

      • 上传最多 4 张图片（支持直接上传或从 File Manager 中选择，规格 900 x 900 px，PNG/JPG/JPEG，2MB 以下）。

      • 点击 Save（保存）以保存所有内容及上传的图片。

    • 通过 Edit（编辑）或 Delete（删除）操作，管理现有的 DMC 条目行资源。

 

 

预期结果

您的资源库资产、预设成本规则、交易标签、发票项目模板、到期提醒规则、特色图标及 DMC 资源将成功保存，并能在系统的各个业务模块中无缝调取使用。

 

 

重要说明

  • Preset Costing（预设成本）： 支持按 Single Day（单日）、Date Range（日期范围）及 Weekend（周末）三种模式设定季节性成本规则。

  • File Manager（文件管理器）： 集中归档所有在 Profile、Staff、配套、供应商及 DMC 模块上传的文件，云存储配额由您的会员配套决定。

  • Notification（通知）： 支持设置最多 4 个 Strike Deal 到期节点提醒邮件，自动发送至指定邮箱。

  • Highlight Icon 与 DMC 图片规格： 均需满足 900 x 900 px，PNG/JPG/JPEG 格式且大小在 2MB 以下。

  • 保持 Library（资料库）内容的及时更新，可以确保团队在制作报价单时保持高效与信息准确一致。

  • 修改完成后，请务必点击 Update，以免丢失编辑内容。

 

 

常见错误

  • 上传不符合 900 x 900 px 尺寸要求或超过 2MB 大小限制的图标与 DMC 图片。

  • 会员配套分配的云存储空间耗尽后，未及时清理旧文件或办理配套升级，导致无法继续上传新附件。

  • 设置成交到期提醒（Notification）时，未配置有效的接收通知邮箱。

  • 修改完资料库内容后未点击 Update 就直接切页或离开。

  • 误以为更新资料库项目，会自动替换此前已经创建好的旧行程配套内容。

 

 

不同视角：相同的故事与内容，全新的观察角度

  • 我可以在 UrbanSoft 中哪里配置预设淡旺季成本和交易标签？

  • 如何上传可重复使用的特色图标与 DMC 行程描述素材到资源库？

  • 如何在 UrbanSoft 中编辑与维护主资料库项目？

  • 在哪里可以管理我预设的事项与附加费库资源？

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